De financiële afdeling in de Cloud

Er vindt op het moment een grote verschuiving plaats binnen de financiële afdeling. Bedrijven realiseren zich steeds vaker welke voordelen een financieel systeem in de Cloud te bieden heeft. Ook de gebruikers van een on-premises ERP systeem zijn aan het kijken naar de mogelijkheden van een dergelijke oplossing. Maar wat zijn dan deze grote voordelen?

Onlangs bleek uit een onderzoek onder 400 leidinggevenden op het gebied van financieel en ICT, dat 79% van de respondenten de financiële afdeling in de Cloud hebben zitten of dat van plan zijn binnen de komende twee jaar.

De voornaamste redenen van deze verschuiving komen uit de economisch hoek. Denk hierbij aan:

• het besparen op infrastructuur
• het is goedkoper dan het upgraden van het huidige on-premises ERP systeem
• de totale kosten komen met Cloud software lager uit.

Maar liefst 63% van de ondervraagden wie de verandering hebben doorgevoerd heeft de begrote besparingen behaald.

Nieuwe technologieën

De mogelijkheid om met de nieuwste versie te werken is naast de kostenbesparende redenen zijn een bepalende factor die meespeelt in de transitie van on-premises naar de Cloud. De mogelijkheid om regelmatig de nieuwste software te implementeren is een nieuw fenomeen waar veel bedrijven voordeel van hebben. Van de ondervraagden gaf 85% aan dat zij met behulp van het Cloud systeem eenvoudig up-to-date blijven met de snelle technologische ontwikkelingen.

Veel van deze nieuwe en opkomende technologieën als blockchain, machine learning, artificial intelligence en internet of Things kunnen op veel manieren worden ingezet voor de financiële afdeling. Machine learning en AI kunnen bijvoorbeeld patronen herkennen in gigantische datasets wat voor een mens onmogelijk wordt geacht en met blockchain wordt het inkopen en verkopen van materialen heel eenvoudig en veilig gemaakt.

De toekomst

Routinematige werkzaamheden worden geautomatiseerd waardoor de kans op fouten wordt verminderd en er wordt een hoop tijd bespaard. Tijd die een financiële professional goed kan gebruiken om zich meer te focussen op wat er echt belangrijk is.

Het wordt verwacht dat steeds meer taken worden overgenomen en dat uiteindelijk intelligente proces automatisering het merendeel van de financiële werkprocessen op zich neemt. Werknemers hoeven dan enkel nog bij te springen in het geval van uitzonderingen.

De balans opmaken

Taken als het controleren van de balans wordt vaak nog door een mensen gedaan. Zeker bij de grotere bedrijven is het niet ongehoord dat medewerkers duizenden transacties checken die ook nog eens wijdverspreid staan op meerdere grootboekrekeningen en in verschillende systemen.

Een fout in een balans is al gauw gemaakt. Een dubbele invoer van factuur of een minus waar een plus zou moeten staan is genoeg om de hele berekening te saboteren. Een intelligent en geautomatiseerd systeem voorkomt deze onnodige fouten en is daar minder tijd aan kwijt.

Naar schatting kunnen medewerkers 80% van dit soort werkzaamheden overlaten aan software. Daardoor komt er tijd vrij om extra aandacht te besteden aan de werkzaamheden die een menselijk oordeel vereisen.

Het is weer tijd voor de financiële afsluiting

Aan het einde van iedere maand of kwartaal is het altijd weer hectisch in verband met de financiële afsluiting. Omdat het om verschillende systemen, meerdere financiële teams en ook nog dochterondernemingen kan gaan zijn er ontzettend veel variabelen om rekening mee te houden. Bepaalde account kunnen niet worden afgesloten totdat alle gerelateerde accounts zijn gesloten.

Een financieel systeem kan daar bij helpen. De software houdt automatisch de voortgang van een taak bij. Wanneer deze voltooid is kan het direct beginnen aan de volgende taak. Ook kan het systeem beginnen met het sluiten van accounts wanneer de benodigde taken daarvoor zijn afgerond.

Budgetten beheren en goedkeuren

Met een slim financieel systeem worden budgetaanvragen automatisch goedgekeurd. Er kan een limiet worden gesteld en zodra een bedrag dat limiet overstijgt krijgt een verantwoordelijke een seintje. Maar het systeem gaat zelfs nog een stapje verder.

Wanneer een verzoek wordt verstuurd naar een beslissingsmaker kan het systeem op basis van eerdere situaties een oordeel vormen. De software analyseert het bedrag en het soort aanvraag en vergelijkt deze met alle voorgaande aanvragen. Wanneer alle vergelijkbare aanvragen een akkoord hebben gekregen kan het systeem besluiten om een goedkeuring te geven. Bij twijfel of een uitzondering kan het systeem deze alsnog doorzetten naar de beslissingsmaker.

Wet- en regelgeving

De financiële sector is de laatste paar jaar onderhevig aan verandering. Transparantie is hierbij het sleutelwoord. Alle nieuwe wet- en regelgeving staat in het teken van open en eerlijke communicatie tussen bedrijf en klant. Het up-to-date houden van de benodigde kennis kan een hoop tijd en geld kosten.

Deze veranderingen moeten ook nog eens worden doorgevoerd in het systeem, denk hierbij aan bijvoorbeeld wijzigingen in de BTW tarieven. Met een Cloud systeem is er een software leverancier die deze wijzigingen bijhoudt en aanpast zonder dat u daar naar om hoeft te kijken.

Benieuwd naar wat een financiële module in de Cloud voor uw bedrijf kan betekenen?

Wilt u meer informatie over een financiële module of over ERP software? Dan kunt u verder lezen op ERP overzicht. Hier vind u tevens informatie over waar u op moet letten bij het vinden van het juiste ERP systeem voor uw organisatie.

Het bericht De financiële afdeling in de Cloud verscheen eerst op The Asset.

Lees hier het hele artikel